Notulen algemene ledenvergadering

Notulen vergadering Algemene Ledenvergadering Ouderraad OBS Beekbergen
Datum : 31 oktober 2016
Tijd : 19:35 – 20:45 uur
Voorzitter : Marc Burggraaff. Notulist : Jaco Brosky

1.Opening. De voorzitter opent de vergadering om 19:35 uur en heet allen, die de moeite hebben genomen om aanwezig te zijn, van harte welkom.
2.Agenda. De agenda kent een aantal formele, jaarlijks terugkerende, agendapunten zoals het financieel jaarverslag, het verlenen van decharge aan de penningmeester, en het bedanken en benoemen van de kascontrolecommissie. Daarnaast ligt dit jaar de focus op de verhoging van de vrijwillige ouderbijdrage.
3. Notulen. De notulen, die voor de volledigheid voorafgaand aan de vergadering, nogmaals zijn rondgestuurd, worden zonder commentaar van de leden gearresteerd.
4. Introductie Ouderraad. De voorzitter stelt kort de aanwezige leden van Ouderraad voor.
5. Activiteitenoverzicht. Aan de hand van een activiteitenoverzicht licht de voorzitter de inspanningen van de Ouderraad toe. Hierbij wordt tevens duidelijk gemaakt dat voor veel activiteiten een groot aantal handelingen moet worden verricht waardoor een draaiboek noodzakelijk is geworden. Feit blijft dat al deze inspanningen bedoeld zijn om schooltijd van de kinderen van de OBSBeekbergen te veraangenamen.
6. Financieel jaarverslag. De kascontrolecommissie heeft het financieel handelen van de penningmeester gecontroleerd en in orde bevonden. In de vergadering wordt Jolanda Essenstam bedankt en wordt haar decharge verleend. Haar taken worden overgenomen door Annemarie Beukers die de nieuwe penningmeester is van de Ouderraad. Tevens wordt de kascontrolecommissie bedankt voor hun inspanningen met een kleine blijk van waardering. Aanvullend geeft de voorzitter aan dat in het afgelopen boekjaar, door de vele wisselingen binnen de OR er geen optimale afstemming is geweest met het team. Dit is deels de reden van de onderuitputting van de budgetten. Gezien het enthousiasme van de huidige OR voorziet hij een opwaartse lijn in dit schooljaar.
7. Benoeming nieuwe kascontrolecommissie 2016-2017. Floor Schiereck zal aanblijven voor de continuïteit. Daarnaast biedt Petra Zevenbergen aan om de commissie te versterken.
8. Jaarverslag en vooruitblik. Aan de hand van beeldmateriaal laat de voorzitter zien welke activiteiten de Ouderraad in het afgelopen jaar heeft ondersteund. In financiële zin geeft hij de belangrijkste veranderingen binnen het beleid weer. Allereerst neemt de OR haar verantwoordelijkheid op het gebied van de roerende goederen, door een reservering van €2500,- aan te houden voor vervangingsinvesteringen. Daarnaast reserveert de OR €4000,- voor het Jubileum in 2018, waarvoor in januari 2017 de eerste vergadering zal worden gehouden. Tot slot zal de OR €2000,- schenken aan de school voor veraangenaming van de schoolactiviteiten. Dit geld is echter niet bedoeld voor onderwijsleermiddelen. De voorzitter sluit dit agendapunt af door aan te geven dat de Ouderraad financieel gezond is, echter dat dit voornamelijk komt door sponsoring vanuit het verleden. Deze sponsoring is echter heden ten dage niet meer aanwezig.
9. Aanpassing van de vrijwillige ouderbijdrage. De voorzitter geeft aan dat dit mogelijk een beladen onderwerp is en schets de verschillende communicatiemomenten die eerder zijn geboden aan de ouders om voorafgaand goed geïnformeerd te worden over dit agendapunt. De voorzitter maakt duidelijk dat er op dit moment twee soorten vrijwillige ouderbijdrage bestaan binnen de OBSBeekbergen. Allereerst de bijdrage voor de Oudervereniging en daarnaast de bijdrage voor de activiteiten georganiseerd door het bevoegd gezag, het schoolbestuur. Deze gelden zijn de afgelopen jaren vermengd en zijn in de aanloop van deze vergadering ontvlochten en inzichtelijk gemaakt. Ten aanzien van de vrijwillige ouderbijdrage, opgelegd door het bevoegd gezag, is de invloed van de ouders geregeld via de Medezeggenschapsraad (MR). De MR heeft namelijk instemmingsrecht op de hoogte en het gebruik van deze financiële bijdrage. De vrijwillige ouderbijdrage voor de Oudervereniging is vergelijkbaar met het lidmaatschap van een vereniging. Het schoolbestuur heeft daardoor formeel geen invloed op de hoogte en besteding van deze gelden. De vrijwillige ouderbijdrage voor de Oudervereniging is sinds 2002 niet meer verhoogd en dient aangepast te worden aan de prijzen van de huidige tijd om te voorkomen dat activiteiten moeten worden geschrapt. De voorgestelde verhoging van €6,- leidt tot een bedrag van €27,- waarmee de ouderbijdrage nog steeds ver onder het landelijke gemiddelde zit van €42,-. Een tweede voorstel wat voorligt, is het gezamenlijk innen van zowel de vrijwillige ouderbijdrage voor het schoolbestuur als de vrijwillige bijdrage voor de Oudervereniging. Dit heeft als voordeel dat er geen separate geldstromen komen richting de leerkrachten en dat ouders gedurende het jaar niet meermaals geld moeten overmaken of moeten meegeven. Daarnaast stelt de Ouderraad voor om de hoge uitgaven voor het HAPS-kamp in groep 7 en het Vlielandkamp in groep 8, te spreiden over de jaren. Hierdoor wordt overigens het totaalbedrag gedurende de schooltijd niet anders. Het totaalbedrag van alle bijdragen komt hiermee op €80,- (all inclusive) per jaar.

Vraag 1. Vanuit de leden wordt de vraag gesteld wie bepaalt of een kind deelneemt aan een schoolreisje, indien de ouders de vrijwillige bijdrage niet betalen. De voorzitter legt uit dat de schoolreisjes vallen onder de vrijwillige ouderbijdrage vastgesteld door het bevoegd gezag van de school. Het is dan ook aan het schoolbestuur om hierover een besluit te nemen. Verder verwijst hij naar de mogelijkheid voor deze ouders om een beroep te doen op de Stichting Leergeld.

Vraag 2. Een ouder uit groep 8 stelt vast dat hij feitelijk voordeel heeft met de invoering van het nieuwe systeem. De voorzitter, aangevuld door OR-leden, legt uit dat ouders met kinderen in groep 7 en 8 inderdaad voordeel hebben met de invoering, echter dat ouders met kinderen in groep 1 t/m 6 geen nadeel ondervinden.

Vraag 3. Een ouder begrijpt dat de nieuwe regeling feitelijk een spaarsysteem is, maar vraagt zich af of de OR in de komende jaren terug kan komen op dit besluit waardoor het gespaarde tegoed mogelijk wegvalt. De voorzitter geeft aan dat alle besluiten over wijziging van de vrijwillige ouderbijdrage ook in de toekomst moeten worden voorgelegd aan de leden tijdens een Algemene Ledenvergadering. Een wijziging kan niet zelfstandig door de Ouderraad worden doorgevoerd. De voorzitter licht vervolgens de wijze van stemming toe. Ieder aanwezig lid van de vereniging heeft stemformulieren gekregen voor haar of zijn kinderen die zijn aangemeld bij de vereniging. Daarnaast kan iemand een stemformulier hebben gekregen door een afgegeven machtiging. Op het stemformulier moet zowel worden aangegeven of men voor of tegen de verhoging stemt als ook of men voor of tegen de gezamenlijke inning van de vrijwillige ouderbijdragen stemt. Afwijzing of aanname van de voorstellen geschiedt, conform de statuten, met algemene meerderheid van stemmen.
10. Schorsing. De voorzitter schorst de vergadering om een ieder in de gelegenheid te stellen om te stemmen, waarna de stemmen worden geteld.
11.Uitslag stemming. De voorzitter heropent de vergadering. Het voorstel om de vrijwillige ouderbijdrage voor de Oudervereniging OBS Beekbergen te verhogen van €21,- naar €27,- wordt met 41 stemmen voor en 0 stemmen tegen, aangenomen. Het voorstel om de vrijwillige ouderbijdragen te koppelen en de kosten te spreiden over de schooljaren wordt aangenomen met 29 stemmen voor en 12 tegen. Het totale bedrag van de vrijwillige ouderbijdrage zal worden aangepast op de website van de school. De gespreide betaling zal plaatsvinden in vier termijnen van €20,-. Inning van de gelden zal plaatsvinden op 15 november 2016, 15 januari, 15 maart en 15 mei 2017.
12. Ouderraadsverkiezingen. Voor de Ouderraad hebben zich gemeld Vera Engelbertink en Douha Izaq. Gezien het aantal aanmeldingen is er geen verkiezing noodzakelijk en worden beiden welkom geheten als lid van de Ouderraad. De voorzitter vult aan dat er nog steeds ruimte is voor nieuwe leden.
13. Rondvraag a. De directeur van de school, Yolanda Klaassen, uit haar complimenten richting de Ouderraad en dankt hen voor de heldere wijze van uitleg.
b. Een ouder spreekt haar zorgen uit over het genomen besluit en de wijze waarop zij dit besluit moet communiceren met de Stichting Leergeld. De Ouderraad geeft daarop aan dat er contact wordt opgenomen met de Stichting Leergeld om te achterhalen hoe dit kan worden geregeld. Indien nodig zal de Ouderraad een brief opstellen t.b.v. ouders die gebruik maken van de Stichting om de verhoging te verklaren. Aanvullend wordt voorgesteld om een eventuele regeling breder bekend te stellen via de UDSG of website. De Ouderraad zal de regeling breed communiceren
c. Ten aanzien van de communicatie wordt voorgesteld om gebruik te maken van de klassenmoeders als extra medium om de communicatie met ouders te verbeteren. De voorzitter geeft aan dit om te nemen in het communicatieplan dat nu wordt geschreven.
14. Afsluiting. De voorzitter dankt de aanwezigen en de OR-leden voor hun aanwezigheid en sluit om 20:45 de Algemene Ledenvergadering.

Delen via